サロン用予約システムはなぜ必要か?

これから、美容院やエステを開業しようという方、あるいは、すでに開業されている理髪店やトリミングサロン、ネイルサロン、ヨガ教室などで、予約システムも導入したいなとお考えの方、すでにお決めでしょうか?

お店のこれからの経営を考える上で一つの重要なポイントになります。

ぜひ、このブログを参考にしていただいて、ご検討ください。

予約システムはなぜ必要?

予約は電話やメールで受け付けることも可能ですから、予約システムが絶対に必要かと言えばそういうわけではありません。

しかし、あった方が良いことは間違い無いでしょう。その理由は次のとおりです。

  •  電話で予約を受け付ける手間が省ける(メールの場合は、何度かやりとりが必要です。)
  •  お客様は24時間、いつでも、どこからでも予約が可能で便利になる
  •  お客様情報など、情報を電子情報として保存・管理できる
  •  スタッフ間で情報共有がしやすい
  •  集客の効果が期待できる

詳しくは、一つ一つ、あとでご説明していきましょう。

じゃ、デメリットはないでしょうか。

こんなのがありますね。

  •  ある程度、コストがかかる
  •  使い慣れるのに少し時間がかかる
  •  システムによっては、口コミで悪口を書かれる恐れがある

あとで書きますが、コストが非常にかかるシステムの場合を除けば、それほどデメリットはないですね。

低価格でありさえすれば、導入した方が賢明と言えます。

では、今掲げたことを一つ一つ見ていきましょうか。

電話で予約を受け付ける手間が省ける

このメリットは、おそらくご想像以上に大きいです。

今や、お客様は、きっと予約制だろうという前提でおられますから、とりあえず電話で問い合わせされてきます。

そうすると、お店のスタッフは出ないわけにはいきません。

これが結構負担になります。

なぜなら、言うまでもないですが、スタッフは電話番のために配置されているのではなく、ヘアーカットや施術を担当するために、配置されているからです。

電話がかかってきて、手の空いたスタッフがいないと、普通は無視するハメになってしまいます。

そうすると、電話をしてきたお客様は、「なんだ電話にも出ないんだ」と機嫌を損ねることになってしまいます。

ですから、スタッフが3-4人を超えるならば、専用の電話受付代行サービスを検討しようかということになってしまいます。

ちゃんとしたサービスなら最低、6-7万はかかるでしょう。

このように、電話で予約を受け付ける手間が省けるというメリットは結構重要です。

常連さんの多いお店では、なおのこと、お客様に予約システムの利用を勧めて、省力化に協力してもらうことができます。

なお、予約システムでは、かかってきた電話で予約を受けた時も、即座に予約システムに入力することになります。予約の空きを正確にお客様に伝えるためには、この作業は必須となります。

お客様は24時間、いつでも、どこからでも予約が可能で便利になる

これも結構重要ですね。

お客様には、昼間、仕事をされている方がたくさんいらっしゃいます。

サロン経営の皆様は、具体的に想像されてみたことがあるでしょうか?

お客様はいつも暇なわけではないのです。

まさか、仕事時間中に、プライベートの予約電話はできないでしょう。

仕事が終わって、夜にお店に電話するのも、失礼かなと普通の人は考えます。

お昼ご飯の時間帯でも同じですね。

ですから、何か仕事をされている方は、なかなか予約の時間が取れません。

ところが、スマホなどから手軽に予約ができればどうでしょうか。

お客様は、帰りの電車の中からでも予約ができます。

理髪店であれば、男性サラリーマンが金曜の夜、「明日か明後日床屋に行かないといけないか」と電車内で思い立ったら、手軽にスマホから予約ができます。

また、お客さんが眠る前など、スマホを手にして、「明日のこの時間帯に何しようかな」と思い立った時などに、「あ、そうだ、○○の予約を入れておこう」と思われるケースも多いようです。

深夜によく予約が入ったりします。

このように、予約システムは、お店側の便利というより、お客様にとって便利なのです。

ですから、一種の礼儀としても、予約システムからも予約可能というルートをお客様にご用意しておくことが求められます。

お客様情報など、情報を電子情報として保存・管理できる

予約やお客様情報を、これまでのように紙ベースで保管すると、すぐに膨大な紙の量になってしまいます。

これらの紙の情報もパソコンに入力しようなどというのは、はっきり言って恐ろしく大変です。

しばらくサボっていると、あっという間に、紙は積み重なっていきます。

業者に入力を頼んでも、かなりの経費がかかってしまいます。

もっとも、予約システムを導入したからと言って、この問題が完全に片付くわけではありません。

予約システムを導入しても、その存在を知らないお客様、あるいは、電話の方が予約がラクと思うお客様は、電話で予約をされます。

また、パソコンはいつ不具合が起こるかもしれないと恐れて、紙ベースでもメモを書いて、ダブルチェックされているサロンも多いと思います。

ですから、紙が溜まってしまう問題は避けられません。

しかし、それでもなお、予約システム上に情報を保存・管理できるメリットは大きいです。

次のようなメリットがあります。

  • 電子メールアドレスを利用して、時折キャンペーンのお知らせなどができる
  • (経費もかかるため、今は少なくなっていると思いますが) 住所の宛名印刷をして、年賀状や暑中見舞いなどを手軽に出せる。(クーポン券を貼り付けることもできます。)
  • 年齢、住所、来店きっかけ、初来店日、リピート回数など、簡単に分析できる。

このように、いくつか重要なメリットがあるため、予約システムを使わずに、直接電話予約などで来店されたお客様についても、初回にご記入いただいたお客様登録カード(通常は書いてもらうかと思います)も含めて、電子情報として入力したくなるかと思います。

電子メールアドレスを利用して、時折キャンペーンのお知らせなどができる

電子メールアドレスを利用したキャンペーンのお知らせは、今の時代はとても効果的ですね。

たびたび送れば嫌がられますが、年に数回であれば、嫌がられません。

むしろ、季節ごとにメールを送ることができれば、「私のことをちゃんと覚えていてくれているのだ」と喜ばれると思います。

売上の伸びない時など、少し低価格にして、高額メニューも特別割引で組み合わせたりすると、お店の起死回生を図れたりします。

また、お客様名簿は言うまでもなく、お店にとって貴重な財産になります。

千人、万人と増えていくのは喜びです。

例えば、第二のサロンを近くに開設した時など、その宣伝に活用できます。

その名簿がなければ、ほとんどまたゼロからのスタートになってしまいます。

住所の宛名印刷をして、年賀状や暑中見舞いなどを手軽に出せる

これも、特に、開業して間もない最初の年や、第二のサロンを開設した時などは、利用したいですね。

年齢、住所、来店きっかけ、初来店日、リピート回数など、簡単に分析できる。

これは、紙情報だと、やりたくても、時間がかかりすぎます。

特に、開業間もない頃は、どういうお客様に来ていただいているか、一通り整理したいと思うことが多いのではないかと思います。

常連さんが、何十回来ていただいているのか、もう百回以上来ていただいているのかなど、知っておきたいところです。

スタッフ間で情報共有がしやすい

これも案外重要ですね。

紙ベースだと、お店の受付の机のところまで行かないと何もわからないということになってしまいます。

例えば、お店から休日などに転送されてきた電話を受けた時、「すみません、今外出中でして、お店の予定表を見てみないと空いているかどうかわかりません。」と回答しますか ?

これでは、「何だか変なお店だな」と思われるのがオチです。

やはり「ちょっとお待ちください」と言って、スマホの画面を切り替えて、予約状況を確認するというのがスマートです。

また、こういうことを、スタッフの誰でもできるというところがボイントです。

普段お店にあまり顔を出されない経営者も、お店の稼働状況がスマホで確認できます。

また、完全予約制でお客様が少ないサロンの場合、少しでも人件費を浮かせるために、予約の入っていない時は、予約システムを閉じて、スタッフも遅い時間に来てもらうということもできるかもしれません。

自営業の場合は特に、お客さんの入っていない時間帯は予め閉じて、お客さんの来る時間帯の集約化を図って、労働時間を効率化していくということも可能となります。

集客の効果が期待できる

これは二つの場合に分けて考えるべき問題です。

ホットペッパーや、楽天ビューティや、EPARKなどの大手予約システムを使う場合は、相当数のサロン数を集めているために、それらのサイトを通じた予約は入りやすくなります。

しかし、これらの予約システムは、相当に高額です。

この問題はいずれブログで取り上げてみましょう。

一方、もっと低額な予約システムがあります。月々3,000円〜15,000円程度の予約システムです。

最初のお試し期間や、予約数が少ない場合は、無料というシステムも少なくありません。

こちらは、ホットペッパーなどのポータルサイトが用意されているわけではなく、各サロンのホームページにリンクを付けたりする方式ですから、導入の最初からお客様の目に触れて集客が見込めるというものではありません。

最初は集客効果はゼロでしょう。

しかし、この独立システムの良いところは、ホームページにリンクを付けると、お店の来店時にお客様に予約システムの紹介をすれば、次回以降、このシステムを使ってくださる人が徐々に増えていくことです。

お客様のご利用がどれだけ増えても、サロンの負担は一円も増えるということがありません。

また、さらに注目すべきメリットは、お客様が予約の度にホームページにアクセスしてくれることです。

これによりアクセス数が増えると、検索の際にホームページの上位ランク入りも期待できます。

例えば、「美容院 京都」と検索して、ホットペッパーなどの次に、自分のサロンが上位でヒットすれば、格付けが格段に上がったようなものです。

お客様も当然、「ここは有名な良いお店なんだ」と自然と理解するようになります。

また、ホットペッパーなどのように、他店と同列に並べられて、安売りクーポン競争に追い込まれてしまうという心配もありません。

サロンの独自性を打ち出して、ホットペッパーにも載せない高級サロンだという見せ方は可能では無いでしょうか。

では、次にデメリットについて考えてみましょう、

ある程度、コストがかかる

コストについては、広告・集客型・ポイント利用型ポータルサイトである、ホットペッパーや楽天ビューティなどと、ホームページにリンクを付けて利用する低価格の予約システムとは分けて考える必要があります。

前者の場合は、かなり高額になります。

ホットペッパービューティーの場合、ポイント代金も含めて最低毎月8万円(小規模の場合、例外的に安くしてもらっているケースもあるようですが)、都市部の競争の激しいところなら、上位表示をしてもらうために50万円に達することもあるようです。

最低8万円も、一年契約の場合で、短期契約ならさらに高くなるでしょう。

リラクゼーション関係は、美容院のようなスタイリスト指定などの機能はないなどのこともあり、少し割安になります。

一方、楽天ビューティの場合は、固定月額制ではなく、成果報酬型です。

成果報酬型は、開店したばかりでお客さんが少ない時などには良いでしょう。

しかし、予約するお客さんの数が増えてくると、ホットペッパーの金額を軽く超えるほどの金額になります。

施術費用の15%ですので、仮に一人のお客さんが1万円支払うとすると、1500円です。消費税が1000円も相当な負担ですが、その上1500円となると、かなりの負担です。

「できれば直接電話で予約してください」という言わねばならない羽目になりかねません。

(※また、さらに、楽天ビューティは、サイトに表示された電話で予約された場合、一件あたり1000円が課金されます。)

後発の楽天が、圧倒的に強いリクルート社のホットペッパーに対して、差別化を図るためにこのような料金体系としたのでしょうが、その結果として当然ながら、お客さんが増えてくると、「楽天ビューティの掲載は取りやめとしました」というお店が出てきます。ネットでは、サロンのそのようなお知らせが時々出てきます。

ホームページにリンクを貼り付けて利用する低価格の予約システムの場合は、そのような高額とはなりません。

ホットペッパーのような冊子、テレビ広告、リスティング広告などの宣伝費用の他、毎月スタッフがアドバイスに来るというようなことはありませんので、ずっと低価格ですみます。

使い慣れるのに少し時間がかかる

簡単な機能しかないものは使いこなすのも簡単、高機能のシステムはそれなりに慣れが必要ということになります。

単純な機能しかなくても簡単であることが一番と考えるか、実際に不便がないように高機能の方が良いと考えるかで、二つに分かれます。

もし、無料お試し期間があるならば、まずは試してみることをお勧めします。

予約システムではありませんがせ、数年前、私が使い始めた会計システムは、世間に広く知られているにもかかわらず、非常にのろくて使い勝手が悪くてイライラしたことがあります。

数年前のクラウド型サービスのレベルはその程度だったと言って良いのではないでしょうか。

システムによって、口コミで悪口を書かれる恐れがある

ホットペッパーなどはそうですが、口コミ機能がついています。

これは、良い評価を書かれるときは、さらなる集客を見込めて効果的ですが、悪い評価を書かれる場合もあり得ます。

例えば、実際にサロンの経営者側にそれほどの落ち度がなくとも、アルバイトスタッフに落ち度があったり、ライバル店によって中傷されるということはあり得ます。

ホットペッパーを管理するリクルート社は、高額の支払いをしているサロンよりも、ポータルサイトとして自分たちが集めている末端のお客さんをこそ、自分たちの会社の本当のお客さんだと考えているフシがあります。

ですから、リクルート社は、悪い口コミでも、末端のお客さんの言い分を尊重し、サロンの言い分はあまり聞かないというところがあります。

悪い口コミが書かれないかと、スタッフが四六時中ビクビクしていないといけないというストレスも無視できないでしょう。

お客様の御要望に対して、ほぼ全面的に聞いてあげないと、「口コミで何を書かれるかしれない」という疑心暗鬼に陥りかねません。

サロンの場合は、ネットショプで購入する商品ではなく、提供するのはサービスです。

商品の場合は、特に変わった商品の場合、その使い勝手の情報を他のネットユーザーに知らせてあげることは重要でしょう。

しかし、サービスの場合、そのサービスの質の評価について、特に専門家でも無いお客様に評価能力が十分にあるかは疑問です。

ですから、口コミについては、ポータルサイト管理者は是非とも欲しいところでしょうが、サロンにとっては、好ましく無い面の方が大きいかもしれません。

まとめ

予約システムのメリット・デメリットについて整理してみました。

ホットペッパーや楽天ビューティのように、広告やポイントによる集客効果も期待する予約システムの場合は、かなり高額の費用がかかります。

その費用対効果の問題はいずれまたこのプログでとり扱いたいと思いますが、その論点を別にすると、一般に予約システムは、あった方がよいです。

それは十分ご理解頂けたと思います。

ここでは論じなかったですが、予約機能と併せて、是非会計機能も付随したシステムについてご検討いただきたいところです。

また、実際に予約システムの運用を始めると、それによって業務のあり方まで影響を受けかねないという場合があります。

詳しくは、今後のブログで解説していきますが、当ブログでは、当社で開発したEFFY予約会計システムをお奨めてしております。

ホットペッパーの管理機能であるサロンボードを使ってきた現場経験から、さらに使いやすいシステムを目指して開発しましたので、現場の細かいニーズに細かく応えることができているシステムだと思います。

あらゆる業種に対応している大雑把なシステムと異なり、細かい機能が充実しており、尚且つ、サロンボードのようなメニュー構成の煩雑さや、過去の記録の消失、お客様にとっての時間変更の二度手間などがなく、より厳密なキャパシティ計算ができたり、顧客名簿のダウンロードもできるなどの点で優れています。

是非、ご検討の対象にお加えください。